Переплет документов
22.05.2021
Переплет документов для архива может выполняться по самостоятельным договорам. Переплетнные документы упорядочеваются по типам.
Переплёт документов производится для:
- Воспрепятствования случайной утраты документов в ходе работы с ними;
- Воспрепятствования преднамеренной выемки документов;
- Формирования дел для их последующей передачи на архивацию документов ;
- Уплотнения дел, с целью высвобождения офисных площадей ( экономится до30% площади стеллажей).
Инвентаризация архивов
Инвентаризация и переплет документов для архива осуществляются в отношении документов и дел как постоянного и длительного сроков хранения, так и в отношении бумаг оперативного срока хранения. Инвентаризация архива производится с целью выявления состава документов и дел образующихся в работе организации и уточнения состава документов, собранных в деле.
После окончания инвентаризации составляются инвентаризационные описи (как в бумажном так и в электроном виде);
Инвентаризационные покоробочные описи (в случае хранение дел в коробах);
Инвентаризационные описи на ведущиеся дела;
Внутренние описи на документы собранные в деле.
Инвентаризация архива позволяет оптимизировать делопроизводство и экономить рабочее время с поиском и подбором документов.
Переплет и архивное хранени играют важную роль сохранности дела и поэтому должны отвечать защитному назначению, изготовляться с применением способов и материалов удовлетворяющих определенным требованиям.
Металлические и иные скрепления (булавки, скрепки, сшивки и т.п.) должны быть уничтожеты.
Корешок дела должен быть обклеен коленкором.
Переплетенное дело должно содержать в себе не более 250 листов, при толщине дела не более 4 см.
Документы оперативного срока хранения (до 5 лет) могут переплетаться с учетом пожеланий заказчика по формированию дел, но с обязательным соблюдением условий свободного чтения документов и толщине дела не больше 4 см.
Обложка для переплета используется для переплета делопроизводственных и архивных дел. С обложкой для переплета переплетается бухгалтерская или кадровая документация, проектная и техническая документация, медицинские карты, отчеты и другие виды документов. Обложка изготовлена из качественно порезанного картона марки НМ или ММ.
Во всех организациях независимо от формы собственности формируются однотипные бумаги постоянного или длительного срока хранения, отражающие её организационные основы (структуру) и характер деятельности (планирование; финансирование; учет и отчетность; экономические, научные и культурные связи; кадровая и материально – техническое обеспечение и другое).
Похожие статьи:
Преимущества и особенности контейнерных грузоперевозок
Контейнерные перевозки - экономичный вид транспортировки грузов как по России, так и в международном сообщениях. Возможности позволяют выполнять железнодорожные перевозки, доставку морским и автотранспортом. Морские контейнерные перевозки грузов ...
Бюро переводов где делают все не только быстро, но и хорошо
Возрастающий интерес у граждан Украины к услугам, направленным на перевод различной документации, делают это направление очень даже перспективным и динамично развивающимся. К примеру сервис, вернее бюро переводов расположенное по данной ссылке ...
Какие преимущества у баннерной рекламы?
Учитывая все преимущества рекламных баннеров, стоит инвестировать в этот вид рекламы. Благодаря им можно получить много клиентов и выделиться на рынке. Тем не менее, прежде чем принять решение, полезно узнать больше о баннерах.
В наши дни хорошая ...
Услуги профессионального электрика
Вот уже более ста лет как электричество плотно вошло в жизнь человека. Вряд ли сейчас возможно представить себе повседневный быт без электричества. Однако, несмотря на привычность использования электроэнергии, при небрежном обращении она становится ...
Особенности офсетной печати
Процесс современного переноса изображения на полотно бумаги может быть совершенно разным. В мире используются не только лишь стандартные струйные или лазерные принтеры для печати. Сегодня очень большим спросом по сему миру пользуется офсетная ...