Переплет документов

22.05.2021

Переплет документов для архива может выполняться по самостоятельным договорам. Переплетнные документы упорядочеваются по типам.

Переплёт документов производится для:

- Воспрепятствования случайной утраты документов в ходе работы с ними;
- Воспрепятствования преднамеренной выемки документов;
- Формирования дел для их последующей передачи на архивацию документов ;
- Уплотнения дел, с целью высвобождения офисных площадей ( экономится до30% площади стеллажей).

Инвентаризация архивов

Инвентаризация и переплет документов для архива осуществляются в отношении документов и дел как постоянного и длительного сроков хранения, так и в отношении бумаг оперативного срока хранения. Инвентаризация архива производится с целью выявления состава документов и дел образующихся в работе организации и уточнения состава документов, собранных в деле.

После окончания инвентаризации составляются инвентаризационные описи (как в бумажном так и в электроном виде);
Инвентаризационные покоробочные описи (в случае хранение дел в коробах);
Инвентаризационные описи на ведущиеся дела;
Внутренние описи на документы собранные в деле.

Инвентаризация архива позволяет оптимизировать делопроизводство и экономить рабочее время с поиском и подбором документов.

Переплет и архивное хранени играют важную роль сохранности дела и поэтому должны отвечать защитному назначению, изготовляться с применением способов и материалов удовлетворяющих определенным требованиям.

Металлические и иные скрепления (булавки, скрепки, сшивки и т.п.) должны быть уничтожеты.

Корешок дела должен быть обклеен коленкором.

Переплетенное дело должно содержать в себе не более 250 листов, при толщине дела не более 4 см.

Документы оперативного срока хранения (до 5 лет) могут переплетаться с учетом пожеланий заказчика по формированию дел, но с обязательным соблюдением условий свободного чтения документов и толщине дела не больше 4 см.

Обложка для переплета используется для переплета делопроизводственных и архивных дел. С обложкой для переплета переплетается бухгалтерская или кадровая документация, проектная и техническая документация, медицинские карты, отчеты и другие виды документов. Обложка изготовлена из качественно порезанного картона марки НМ или ММ.

Во всех организациях независимо от формы собственности формируются однотипные бумаги  постоянного или длительного  срока хранения, отражающие её организационные основы (структуру) и характер деятельности (планирование; финансирование; учет и отчетность; экономические, научные и культурные связи; кадровая и материально – техническое обеспечение и другое).

Похожие статьи: